sign2forms

 

Einfache Erfassung von Unterschriften mit dem Smartphone.

In vielen Unternehmen werden Dokumente handschriftlich unterschrieben und gescannt per E-Mail verschickt, bevor sie weiterverarbeitet werden können. Mit der App sign2forms sparen Sie sich das Scannen und beschleunigen die internen Prozesse.

 

Unser Video zeigt es Ihnen, wie das funktioniert.


Ihre Vorteile


  • Sie sparen sich das Scannen der Dokumente

    Keine Rücksendung der Dokumente zur Zentrale notwendig. 

    Die Arbeitszeit zum Scannen entfällt und Ihre Mitarbeiter können sich produktiveren Aufgaben widmen.

  • Sie beschleunigen die internen Prozesse

    Binnen weniger Sekunden nach erfolgter Unterschrift liegen die Dokumente in der Zentrale zur Weiterverarbeitung vor.

  • Sie verbessern Ihren Cashflow

    Durch das schnelle Feedback über beim Kunden erbrachte Dienstleistungen, können Sie schneller fakturieren.


  • Sie sparen Papier

    Die Dokumente werden nur einmal als Original für Ihren Kunden gedruckt, ein zweiter Ausdruck für Ihr Unternehmen ist nicht notwendig.

  • Sie sparen Porto

    Unterschriebene Dokumente müssen nicht mehr physisch per Post oder gar Kurier in die Zentrale geschickt werden.

     


sign2forms ist in vielen Bereichen einsetzbar.

z.B.

  • im Außendienst

  • bei der Wartung von Geräten direkt beim Kunden

  • im Frachtbereich bei der Quittierung von Frachtbriefen, Packlisten, o.ä. durch den über­neh­menden Spediteur

     

sign2forms ist eine eigenständige Lösung.

sign2forms ist mit praktisch jedem Rechnersystem und den meisten Betriebssystemen leicht zu koppeln.
Die Nutzung aus Ihren Anwendungen heraus, wie CRM- und ERP-Systemen oder SAP ist realisierbar.
Für Web-Anwendungen, die auf Java basieren, ist der Austausch von PDF-Dokumenten durch Ablage in vorher festgelegten Verzeichnissen möglich.

 

sign2forms ist in weiten Grenzen frei konfigurierbar:

  • Die Anzahl der Unterschriften ist nicht festgelegt. Im Standard können eine oder zwei Unter­schriften pro Dokument genutzt werden. Auf Anfrage können bei Bedarf auch weitere Unterschiften erfasst werden.

  • Die Anzahl der Unter­schriften können vom Dokumenttyp abhängig gemacht werden. Die App passt sich nach dem ersten Scan eines Barcodes automatisch an.

  • Werden in der unmittelbaren Nähe der Unterschrift weitere Felder für handschriftliche Eintragungen vorgesehen, können diese mitfotografiert werden. Die Inhalte dieser Felder werden in das resultierende PDF-Dokument mit integriert.

  • Es existiert ein weiteres Analyseprogramm auf der Server-Seite, das in der Lage ist, über Texte hinaus auch angekreuzte Kästchen zu erkennen und auszuwerten. Das Ergebnis kann an den aufrufenden Prozess geliefert werden, sodass in der Verarbeitung der Dokumente je nach angekreuztem Kästchen anders verfahren werden kann. Wünscht der Kunde beispielsweise weitere Angebote, kann eine Kopie des Dokuments direkt dem Vertrieb als E-Mail zugestellt werden.                                                                                                                                                            


Funktionsweise

  • Ihre eigene Anwendung druckt das zu unterschreibende Dokument mittels print2forms.
    Dabei werden Barcodes links neben den Unterschriftenfeldern angebracht.

  • print2forms sorgt dafür, dass das Dokument zu einem Drucker gesendet und gleichzeitig eine Kopie davon in einem internen Speicher abgelegt wird.

  • Der Drucker - entweder im eigenen Unternehmen, beim Kunden oder im KFZ Ihres Mitarbeiters - druckt das noch nicht unterschriebene Dokument.

  • Ihr Mitarbeiter lässt sich das Dokument vom Kunden händisch unterschreiben.

  • Ihr Mitarbeiter fotografiert mit der sign2forms-App die Unterschrift(en) und sendet sie zur Zentrale.

  • Anhand der Barcodes erkennt die App das Dokument und welche Unterschrift fotografiert wurde. Das unterschriebene Original-Dokument verbleibt beim Kunden.

  • Das sign2forms-Programm empfängt die Unterschrift(en), baut sie in die im internen Speicher abgelegte Kopie des Dokuments ein und erzeugt daraus eine PDF-Datei.

  • Diese PDF-Datei kann in einem Verzeichnis abgelegt, automatisch archiviert, oder etwa per E-Mail zur weiteren Bearbeitung im Unternehmen bereitgestellt werden.


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